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Question-réponse

Comment conserver ses papiers : support papier ou électronique ?

Vérifié le 13/10/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Cela dépend si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> ou sous format <span class="miseenevidence">électronique</span>.

  • Document sous format papier
  • Document sous format numérique

Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est sous format <span class="miseenevidence">papier</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier</span> ou <span class="miseenevidence">remis en main propre</span>, il est conseillé de <span class="miseenevidence">le conserver sous forme papier</span>.

 Exemple

Quittance de loyer, contrat d'assurance, diplôme.

En effet, si vous <span class="miseenevidence">numérisez</span> (scan, photo) ou <span class="miseenevidence">photocopiez</span> un <span class="miseenevidence">document original papier</span>, la version électronique/photocopiée a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement <span class="miseenevidence">de copie</span>.

Or, même si une copie fiable peut servir de preuve, <span class="miseenevidence">l'administration</span> peut toujours <span class="miseenevidence">exiger</span> la présentation du <span class="miseenevidence">document original</span>.

La <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F19134">durée de conservation</a> varie selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=R60880">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

Si <span class="miseenevidence">l'original</span> du document est <span class="miseenevidence">numérique</span> et vous a été transmis <span class="miseenevidence">par courrier électronique</span> ou <span class="miseenevidence">mis à disposition sur un site internet</span>, il est conseillé de le conserver <span class="miseenevidence">sous format numérique</span>.

 Exemple

Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.

En effet, si vous <span class="miseenevidence">imprimez</span> ce document, la <span class="miseenevidence">version papier</span> a <span class="miseenevidence">valeur</span> uniquement de <span class="miseenevidence">copie</span>.

La <span class="miseenevidence"><a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F19134">durée de conservation</a></span><a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F19134"> d'un <span class="miseenevidence">document électronique</span> est <span class="miseenevidence">identique</span> à celle d'un <span class="miseenevidence">document papier</span>.

Elle <span class="miseenevidence">varie</span> selon le type de document.

Vous pouvez utiliser un <LienInterne LienPublication="R60880" type="Simulateur" audience="Particuliers">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.

  À savoir

un <span class="miseenevidence">écrit électronique</span> a la <span class="miseenevidence">même valeur juridique</span> qu'un <span class="miseenevidence">écrit papier</span> si la <span class="miseenevidence">personne signataire</span> est <span class="miseenevidence">identifiée</span> et si le document est <span class="miseenevidence">établi</span> et <span class="miseenevidence">conservé</span> de manière à ne <span class="miseenevidence">pas être détérioré</span>. En pratique, <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">la signature électronique</a> permet d'identifier la personne signataire de l'acte.

Et aussi

Pour en savoir plus

Démarches en mairie


• EXTRAIT D’ACTE DE NAISSANCE
Lieu : à la mairie du lieu de naissance.Pièces à fournir : indiquer nom, prénom, date de naissance + nom, prénom des parents. Présenter une pièce d’identité ou le livret de famille.Coût : gratuit.


• EXTRAIT D’ACTE DE DECES
Lieu : à la mairie du lieu de décès ou du dernier domicile du défunt.Pièces à fournir : indiquer nom, prénom, date du décès.Coût : gratuit.


• EXTRAIT D’ACTE DE MARIAGE
Lieu : à la mairie du lieu de mariage. Pièces à fournir : indiquer nom, prénom et date de mariage + nom, prénom des parents. Présenter une pièce d’identité ou le livret de famille. Coût : gratuit.


• DECLARATION DE NAISSANCE
Lieu : à la mairie du lieu de naissance. Pièces à fournir : certificat délivré par le médecin ou la sage-femme et le livret de famille ou une pièce d’identité des parents. Délai : dans les 3 jours qui suivent l’accouchement. Coût : gratuit.


• DECLARATION DE DECES
Lieu : à la mairie du lieu de décès. Pièces à fournir : présentation du livret de famille du défunt ou de sa pièce d’identité et le certificat de constat de décès du médecin. Délai : dans les 24 h qui suivent le décès. Coût : gratuit.


• DOSSIER DE MARIAGE
Lieu : à la mairie du domicile de l’un ou l’autre des futurs époux. Pièces à fournir : copie intégrale de l’acte de naissance de chacun des deux fiancés (validité moins de 3 mois à la date du mariage), attestation de domicile et liste des témoins (majeurs). Attention : des démarches particulières sont à effectuer pour les veufs, les divorcés, les étrangers, les réfugiés et les apatrides. Délai : pièces à déposer au moins 1 mois avant le mariage. Coût : gratuit.


• PACS
Lieu : tribunal d’instance de Beauvais Coût : gratuit.


• CERTIFICAT DE CONCUBINAGE
Lieu : à la maire du domicile. Pièces à fournir : pièces d’identité et justificatifs de domicile des intéressés. Coût : gratuit.


• DUPLICATA DU LIVRET DE FAMILLE
Lieu : à la mairie du domicile.
Coût : gratuit.


• CIMETIERE
Lieu : à la mairie du domicile.
Horaires d’ouverture du cimetière

du 1° octobre au 31 mars : de 8 heures à 18 heures

du 1° avril au 30 septembre : de 8 heures à 20 heures

Règlement cimetière (pdf)

AUTRES DÉMARCHES

• LES ELECTIONS
Vous pouvez vous inscrire sur les listes électorales toute l’année. Cependant, sachez que vous avez jusqu’au 31 décembre pour que votre inscription soit effective au 1er mars de l’année suivante. Pour s’exprimer au suffrage universel, il faut être âgé de 18 ans révolu et être de nationalité française. Pièce à fournir : passeport ou pièce d’identité et justificatif de domicile (quittance de loyer ou facture EDF par exemple). Coût : gratuit.


• LE RECENSEMENT CITOYEN
Les jeunes (garçons et filles) doivent se faire recenser dans les 3 mois qui suivent leur 16e anniversaire. Si retard, la régularisation est possible à tout moment jusqu’au 25e anniversaire. En l’absence du jeune, un des parents peut faire la démarche. Lieu : mairie du domicile. Pièce à fournir : livret de famille.


• LEGALISATION DE SIGNATURE
Lieu : à la mairie. Pièce à fournir : la signature à légaliser doit être faite devant un employé municipal, avec carte d’identité. Coût : gratuit.


• AUTORISATION DE SORTIE DE TERRITOIRE
• Depuis le 1er janvier 2013, l’autorisation de sortie a été supprimée.