Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires
Vérifié le 09/06/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Une assemblée générale des copropriétaires (AG) doit obligatoirement avoir lieu au moins 1 fois par an. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic de copropriété. Un ordre du jour doit être fixé avant la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
Le <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F2608">syndic de copropriété</a> doit convoquer au moins 1 fois par an une AG réunissant l'ensemble des copropriétaires.
Cette convocation doit être faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent.
S'il manque à cette obligation, le <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F2610">conseil syndical</a> ou 1 ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires) peuvent lui demander de convoquer une AG. Le <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=F2589">règlement de copropriété</a> peut prévoir un nombre de voix moins élevé.
La demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
Modèle de document Demander à son syndic la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires
En dehors de cette convocation obligatoire, tout copropriétaire peut demander au syndic de convoquer une AG, à ses frais, pour faire inscrire à l'ordre du jour des questions qui concernent uniquement ses droits ou obligations.
Le copropriétaire doit <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=R14732">notifier</a> sa demande en précisant les questions à inscrire à l'ordre du jour de l'AG. Chaque question est accompagnée de son projet de résolution.
Le syndic a 15 jours à partir de cette notification pour informer le copropriétaire des frais prévisionnels et de ses honoraires. Le syndic convoque ensuite l'AG dans les 45 jours qui suivent le paiement de ces frais.
Si l'AG est convoquée par plusieurs copropriétaires, ces derniers doivent préciser la répartition des frais et honoraires entre eux. Sans précision, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.
À noter
le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale et mentionner la possibilité qui est offerte aux copropriétaires de demander l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. Cet affichage doit être effectué dans un délai raisonnable avant l'assemblée à venir, et reproduire <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000042078638" target="_blank">l'article 10 du décret du 17 mars 1967</a>.
Le syndic a l'obligation d'élaborer l'ordre du jour de l'AG en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu.
L'ordre du jour récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut toutefois être discuté en AG sans pouvoir être voté.
Le conseil syndical ou tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine AG.
La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
Modèle de document Demander l'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour de l'assemblée des copropriétaires
Cette notification peut être faite à tout moment avant l'envoi de la convocation à l'AG.
Attention :
une notification tardive peut empêcher le syndic d'inscrire les questions à l'ordre du jour. Dans ce cas, elles sont repoussées à l'AG suivante.
La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par l'un des moyens suivants :
Lettre recommandée avec avis de réception
Voie électronique
Remise contre récépissé ou émargement
Elle doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 <a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=R1092">jours calendaires</a> avant la date de l'AG (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété).
La convocation doit mentionner les informations suivantes :
Lieu
Date et heure de la réunion
Ordre du jour précisant chacune des questions soumises à délibération
Modes de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'AG
Le syndic doit joindre à la convocation de l'AG un formulaire permettant de voter par correspondance.
Formulaire Vote par correspondance d'un copropriétaire
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do?idArticle=LEGIARTI000027168475" target="_blank">des documents</a> doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.
Tous les documents doivent être annexés à la convocation (y compris le formulaire de vote par correspondance).
Entre la convocation de l'AG et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégories. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1<a href="https://www.laboissiere-en-thelle.fr/vie-municipale/demarches-administratives/?xml=R17509">jour ouvré</a>.
Le lieu de la consultation des pièces justificatives peut se faire soit au siège du syndic, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires.
Le ou les jours et les heures de la consultation des pièces justificatives doivent être indiqués dans la convocation.
Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
Démarches en mairie
• EXTRAIT D’ACTE DE NAISSANCE Lieu : à la mairie du lieu de naissance.Pièces à fournir : indiquer nom, prénom, date de naissance + nom, prénom des parents. Présenter une pièce d’identité ou le livret de famille.Coût : gratuit.
• EXTRAIT D’ACTE DE DECES Lieu : à la mairie du lieu de décès ou du dernier domicile du défunt.Pièces à fournir : indiquer nom, prénom, date du décès.Coût : gratuit.
• EXTRAIT D’ACTE DE MARIAGE Lieu : à la mairie du lieu de mariage. Pièces à fournir : indiquer nom, prénom et date de mariage + nom, prénom des parents. Présenter une pièce d’identité ou le livret de famille. Coût : gratuit.
• DECLARATION DE NAISSANCE Lieu : à la mairie du lieu de naissance. Pièces à fournir : certificat délivré par le médecin ou la sage-femme et le livret de famille ou une pièce d’identité des parents. Délai : dans les 3 jours qui suivent l’accouchement. Coût : gratuit.
• DECLARATION DE DECES Lieu : à la mairie du lieu de décès. Pièces à fournir : présentation du livret de famille du défunt ou de sa pièce d’identité et le certificat de constat de décès du médecin. Délai : dans les 24 h qui suivent le décès. Coût : gratuit.
• DOSSIER DE MARIAGE Lieu : à la mairie du domicile de l’un ou l’autre des futurs époux. Pièces à fournir : copie intégrale de l’acte de naissance de chacun des deux fiancés (validité moins de 3 mois à la date du mariage), attestation de domicile et liste des témoins (majeurs). Attention : des démarches particulières sont à effectuer pour les veufs, les divorcés, les étrangers, les réfugiés et les apatrides. Délai : pièces à déposer au moins 1 mois avant le mariage. Coût : gratuit.
• PACS Lieu : tribunal d’instance de Beauvais Coût : gratuit.
• CERTIFICAT DE CONCUBINAGE Lieu : à la maire du domicile. Pièces à fournir : pièces d’identité et justificatifs de domicile des intéressés. Coût : gratuit.
• DUPLICATA DU LIVRET DE FAMILLE Lieu : à la mairie du domicile. Coût : gratuit.
• CIMETIERE Lieu : à la mairie du domicile. Horaires d’ouverture du cimetière
du 1° octobre au 31 mars : de 8 heures à 18 heures
du 1° avril au 30 septembre : de 8 heures à 20 heures
• LES ELECTIONS Vous pouvez vous inscrire sur les listes électorales toute l’année. Cependant, sachez que vous avez jusqu’au 31 décembre pour que votre inscription soit effective au 1er mars de l’année suivante. Pour s’exprimer au suffrage universel, il faut être âgé de 18 ans révolu et être de nationalité française. Pièce à fournir : passeport ou pièce d’identité et justificatif de domicile (quittance de loyer ou facture EDF par exemple). Coût : gratuit.
• LE RECENSEMENT CITOYEN Les jeunes (garçons et filles) doivent se faire recenser dans les 3 mois qui suivent leur 16e anniversaire. Si retard, la régularisation est possible à tout moment jusqu’au 25e anniversaire. En l’absence du jeune, un des parents peut faire la démarche. Lieu : mairie du domicile. Pièce à fournir : livret de famille.
• LEGALISATION DE SIGNATURE Lieu : à la mairie. Pièce à fournir : la signature à légaliser doit être faite devant un employé municipal, avec carte d’identité. Coût : gratuit.
• AUTORISATION DE SORTIE DE TERRITOIRE • Depuis le 1er janvier 2013, l’autorisation de sortie a été supprimée.
